8D Oplossingsmethode

De 8D-oplossingsmethode is een manier om problemen structureel aan te pakken. Oorspronkelijk werd deze methode vooral gebruikt door de autofabrikanten maar het wordt nu ook veelvuldig toegepast in andere industrieën zoals bijvoorbeeld de semiconductorindustrie. Behalve dat de 8D-methode gebruikt kan worden om formele rapporten te schrijven, is de hele methodiek ook toepasbaar als werk- en denkwijze voor kleinere problemen.

Help, een probleem, de 8D-methode

In bijna elk bedrijf komt het regelmatig voor. Er gaat iets mis en de paniek breekt uit. Wat is er aan de hand en vooral hoe kunnen we het oplossen? Laten we aan de hand van een praktisch voorbeeld eens kijken hoe de 8D-methode kan helpen problemen structureel aan te pakken en in de toekomst te voorkomen.

Stel u bent directeur bij een fabrikant van luxe fietsen. U levert aan diverse importeurs in Europa. Op een dag in november krijgt u een telefoontje van uw importeur in Belgie. Er zijn in twee winkels in totaal drie fietsen terug gebracht waarbij een van de lasnaden in het frame los is gescheurd en het frame nagenoeg in twee delen brak. En dit alles gebeurde binnen een week tijd. Reden voor de importeur om contact met u op te nemen. De fietsen zijn op weg naar Nederland en komen morgen aan. U besluit de 8D-methode te gebruiken om dit probleem op te lossen.

D1: Stel een team samen

Om dit probleem op te lossen zijn waarschijnlijk verschillende disciplines nodig. In de eerste fase wordt een klein team geformeerd om de eerste fasen van 8D te doorlopen. Als gaandeweg het onderzoek blijkt dat er meer of andere mensen nodig zijn, worden die aan het team toegevoegd. Belangrijk is om vaardige mensen met kennis van zaken en voldoende authoriteit in het team op te nemen. Uiteraard dient het team geleid te woren door een goede teamleider.

Op basis van de beknopte omschrijving van het probleem, besluit u de volgende disciplines in het team op te nemen:

• Senior Quality Engineer (Teamleider)
• Design engineer
• Ploegleider afdeling montage
• Marketeer Benelux

De leidinggevers van deze mensen worden ingelicht en afgesproken wordt dat zij 50% van hun tijd de komende twee weken aan dit probleem kunnen besteden.

D2: Probleem omschrijving

De fietsen zijn inmiddels binnen en worden door de kwaliteitsafdeling onderzocht. Het is tijd om het probleem eens nauwkeurig te beschrijven. Het zijn zoals gezegd drie fietsen en een eerste inspectie laat zien dat de lasnaad tussen de stang en het stuur ingescheurd en in 1 geval zelfs afgescheurd is. Verdere beschadigingen zijn op het eerste gezicht niet te zien. Aan de productie data van de fietsen is de zien dat de fietsen in week 41 en 42 geproduceerd zijn. In twee gevallen is het een fiets van het type 'de Luxe'. De derde fiets in van het type 'economic city bike'.

Omdat de fietsen allemaal in een tijdspanne van 2 weken zijn geproduceerd is er een verdenking op het productie-process gevallen. Uit de administratie blijkt dat er in week 41 en 42 in totaal 342 fietsen van diverse types zijn geproduceerd. Wie weet zijn ze allemaal wel getroffen...

D3: Containment acties, voorkom erger

De Marketeer BeNeLux is erg actief in de eerste meetings van het team. Zijn importeur was 'not amused' met de drie klantenklachten en hij wil weten of de oorzaak al gevonden is. De Senior Quality Engineer is zover nog niet. Zijn eerste zorg is het voorkomen van verdere escalatie. Om te beginnen maar eens zorgen dat er geen slechte fietsen meer uit de fabriek verstuurd worden.

De productie afdelingen gaan bij de laatste inspectie extra controleren op de betrokken lasnaad.

De design engineer wil gelijk een mailing laten uitsturen naar alle winkels om de fietsen die al in de winkels staan te laten controleren. De marketeer vind dat maar niks. De boodschap naar alle winkels sturen dat er een kwaliteitsprobleem met onze fietsen is, is dodelijk voor de marketingbeeld van het merk, wat immers als kwalitatief hoogstaand te boek staat. Van de andere kant wil men ook niet dat er nog meer klanten met deze fout geconfronteerd worden. Uiteindelijk wordt besloten dat

Alle voorraden van fietsen geproduceerd in week 40 t/m week 43, inclusief die in de winkels, moeten worden gecontroleerd. Daartoe wordt een instructie geschreven voor de betrokken winkeliers. Deze instructie bevat foto's en richtlijnen waar men op moet letten.

D4: Vind de oorzaak

Tja, het is inmiddels duidelijk dat de lasnaad het probleem veroorzaakt, maar wat is nu de achterliggende oorzaak. Om die te achterhalen wordt een visgraat-diagram gemaakt. Tijdens een van de teammeetings wordt gebrainstormd naar de oorzaken. In dit geval zijn er een aantal categorieën van foutoorzaken:

• Mens fouten
• Materiaal fouten
• Gereedschap fouten
• Procedure fouten

Per categorie worden eventueel weer sub-categorieen gemaakt. Onderzoek heeft inmiddels uitgewezen dat er verkeerd lasdraad gebruikt is bij het lassen van het frame. Er worden in het productie proces 2 diameters draad gebruikt, 2 mm en 4 mm. De dikste van de twee wordt gebruik bij het lassen van het frame. Onderzoek naar de drie fietsen uit België heeft aangetoond dat er dun lasdraad gebruikt is. Op het moment dat dat bekend wordt, ontsteekt de Marketeer in woede. 'Zie je nu wel, altijd weer de mensen in productie die zich niet aan de procedures houden. Dit had voorkomen kunnen worden'. De tirade houdt nog een paar minuten aan en dan spreekt de Ploegleider. 'Ik blijf achter mijn mannen staan, laten we hen confronteren met dit feit en kijken wat ze te zeggen hebben'. Tijdens de lunch worden de lassers bij elkaar geroepen. De kwaliteitsman legt de situatie uit en vraagt om reacties. Het blijft even stil. Dan spreek een van de jongere lassers de groep toe. Een paar weken geleden bleek op een vrijdag dat het dikke lasdraad op was. Omdat het management iedere week het productie quotum moest halen, heeft men besloten met het dunne draad door te lassen. Het blijkt dat er zo'n twintig fietsen op die manier gefabriceerd zijn

De procedures waren dus wel goed, maar de lassers zijn er van afgeweken. De werkelijke oorzaak zat echter niet bij de lassers, maar bij inkoop. Zij hadden te laat het dikke lasdraad besteld, zodat deze situatie kon ontstaan.

D5: Vind de oplossing

Toen de oorzaak eenmaal bekend was, lag de oplossing voor de hand. Afdeling inkoop kreeg opdracht de parameters voor de veiligheidsvoorraden dusdanig aan te passen zodat de kans op nul-voorraad kleiner zou worden. De uit-inspectie kreeg een aantal extra richtlijnen om de lasnaden te controleren.

D6: Controleer de oplossing

In de staf-meeting, waarin het managementteam wekelijks bij elkaar komt, wordt nu gekeken naar de voorraad nivo's van kritische componenten. Er is extra budget uitgetrokken om de voorraden te kunnen verhogen.

D7: Voorkom herhaling

Om herhaling echt te voorkomen moet men in het productie-proces overgaan naar het gebruik van slechts één diameter lasdraad. Binnen de ontwikkelafdeling is een project gestart waarin onderzocht gaat worden of men met 3 mm draad de hele fiets zou kunnen fabriceren.

D8: Feliciteer het team

Op de maandelijkse vrijdag-middag borrel worden alle teamleden nog even in het zonnetje gezet en krijgen een diner-bon aangeboden voor de extra uren die zei in het team hebben gestopt.

Lees verder

• Kwaliteitstool: Het Pareto-diagram