Soft controls; een hype of iets om rekening mee te houden?

Soft controls komen steeds meer in de belangstelling te staan door managers, accountants en directie. Wat zijn soft controls en hoe kun je soft controls gebruiken binnen de organisatie? Een wetenschappelijk artikel over soft controls, de noodzaak van soft controls en het gebruik van soft controls binnen organisaties.

Wat zijn soft controls?

Gedragsbeïnvloedende factoren zoals cultuur en voorbeeldgedrag door leidinggevenden zijn voorbeelden van soft controls (Kaptein en Wallage, 2010). Er zijn verschillende benamingen voor soft controls, zoals social controls, behavior controls , belief systems en personnel/cultural controls. Een algemene aanvaardbare definitie van soft controls is er nog niet. Van belang is dat het bij soft controls gaat om niet-tastbare gedragsbeïnvloedende factoren in een organisatie (Roth, 2010). De definitie van soft controls die over het algemeen wordt gebruikt is: een soft control is een (beheersings)maatregel welke – meer dan hard controls – ingrijpt op c.q. appelleert aan het persoonlijk functioneren van medewerkers (overtuiging, persoonlijkheid). Soft controls zijn op te vatten als maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers (De Heus en Stremmelaar, 2000).

Waar komt de belangstelling van soft controls vandaan?

De aandacht van soft controls is toegenomen sinds de boekhoudschandalen van het begin van deze eeuw, als een verklarende factor voor onrechtmatig gedrag binnen organisaties (Vink en Kaptein, 2008). Soft controls vormen een onlosmakelijk onderdeel van de set beheersingsmaatregelen die het management treft om zeker te stellen dat de organisatiedoelstellingen worden gerealiseerd (De Heus en Stremmelaar, 2000). De beheersingsmaatregelen komen in de buurt van de persoon zelf en daarmee mogelijk de normen en waarden, overtuigingen en persoonlijkheid zelf, daarmee zijn ze moeilijker waarneembaar en komen ze hoogstens tot uitdrukking in het gedrag van de medewerker (De Heus en Stremmelaar, 2000).

Welke soft controls zijn van belang binnen organisaties?

Om te onderzoeken welke soft controls van belang zijn binnen organisaties is in 2008 een enquête gehouden door de onderzoekers Kaptein en Wallage onder hoofden van interne accountantsdiensten (IAD’s). De onderzoekers hebben de IAD’s van de honderd grootste bedrijven in Nederland een enquête gestuurd, met een respons van 54%. De respondenten geven de volgende soft controls aan die zij belangrijk achten: ‘tone at the top’, mogelijkheid om incidenten te rapporteren, integriteit van het bestuur, openheid om issues te bespreken, leiderschap, verantwoordelijkheidsbesef, voorbeeldgedrag van het middenmanagement, bewustzijn, vertrouwen, betrokkenheid en loyaliteit (Kaptein en Wallage, 2010).

De fraudedriehoek van Cressey (1953) met betrekking tot druk, rationalisatie en mogelijkheid hebben geleid tot een model voor het bepalen van de mate van aanwezigheid van soft controls. Uit een empirisch onderzoek van Kaptein (2008) komen de volgende soft controls die toegepast zijn op (on)rechtmatig handelen en die als soft controls te zijn beschouwen:
Helderheid; is het voor bestuurders en medewerkers voldoende duidelijk wanneer er sprake is van (on)rechtmatig handelen en ervaren ze dat als zodanig? De zeven soft controls door wetenschappelijk onderzoek gevonden, zijn als volgt:

1. Voorbeeldgedrag; geven rolmodellen binnen in de organisatie het goede voorbeeld met betrekking tot (on)rechtmatig gedrag?
2. Uitvoerbaarheid; ervaren bestuurders en medewerkers voldoende ruimte om rechtmatig te handelen? Beschikken ze over voldoende tijd, middelen en kennis?
3. Betrokkenheid; zijn bestuurders en medewerkers voldoende gemotiveerd om rechtmatig te handelen? Hoe is de mate van betrokkenheid met het beleid van de organisatie
4. Transparantie; hebben bestuurders en medewerkers voldoende zicht op elkaars onrechtmatig gedrag, als dat zich voordoet?
5. Bespreekbaarheid; zijn dilemma’s voor bestuurders en medewerkers voldoende bespreekbaar en zijn betrokkenen ook aanspreekbaar op hun gedrag?
6. Handhaving; worden overtreders bestraft, mensen gewaardeerd op gewenst gedrag en wordt er geleerd van fouten en overtredingen?

Het controleren van soft controls

De controle op soft controls kan plaatsvinden door het opstellen van Kritische Organisatie Variabelen (hierna; KOV). Het is een taak van het management om te onderzoeken welke organisatievariabelen kritisch zijn voor het beheersen van de processen en daarmee het realiseren van de doelstellingen (De Heus en Stremmelaar, 2000). De KOV worden vergeleken met Kritische Succes Factoren (KSF), alleen zijn KOV gericht op de beheersing van de bedrijfsprocessen en hebben ze een interne focus en zijn KSF gericht op het onderscheidend vermogen van de onderneming tussen de concurrentie en is er sprake van een externe focus.

Lees verder

• Hard controls en de samenhang met soft controls
• Levers of control door Simons