E-mails juridisch bewijzen: Copy Confirm

Bewijzen dat je een e-mail hebt gestuurd is heel moeilijk. Toch staat in zo'n mail soms heel belangrijke informatie die bij een rechtszaak bepalend kan zijn. Maar mail geldt niet als bewijslast, omdat niet aangetoond kan worden dat net die ene mail is verstuurd. Sinds april 2010 is er een bedrijf dat het mogelijk maakt de mails op te slaan en later als bewijslast op te voeren. Dit Copy Confirm bewijst wel dat mail is verstuurd. Copy Confirm slaat verstuurd mails op voor de klant.

Mails laten opslaan om ze later te kunnen bewijzen

De firma Copy Confirm heeft 2 jaar gewerkt aan een systeem waarbij bedrijven en particulieren hun belangrijke mails kunnen laten opslaan en later weer tevoorschijn kunnen toveren om te bewijzen dat iets wel degelijk is aangegeven. Inmiddels maken al duizenden particuliueren en bedrijven gebruik van de mogelijkheid.

De problemen met bewijslast van gewone mails

Een gewoon verstuurde mails geldt niet als bewijslast omdat:

• Zender kan de mail hebben veranderd
• Ontvanger kan de mail hebben veranderd
• Zender kan de datum hebben veranderd
• Ontvanger kan de datum hebben veranderd
• Zender kan de bijlagen hebben veranderd
• Ontvanger kan de bijlagen hebben veranderd
• Zender kan de prijs hebben veranderd
• Ontvanger kan de prijs hebben veranderd

Copy Confirm bewaart mails en kan later laten zien dat ze wel degelijk verstuurd zijn

Het bedrijf Copy Confirm zorgt ervoor dat belangrijke e-mails worden opgeslagen. De zender stuurt de mail zowel naar de ontvanger als naar Copy Confirm. Dus gelijkertijd, gewoon door met een CC het bericht door te sturen naar de firma. Deze treedt dan op als onafhankelijke derde partij. Copy Confirm codeert de mail, bewaart de mail en gooit hem pas weer weg na een periode die van belang is.

Aantonen dat een mail hetzelfde is als de originele mail

Met de code die het bedrijf aanbrengt kan tot 10 jaar na het versturen van de mail worden aangetoond dat de mail dezelfde is als de mail die is verstuurd. Dat zou voor een rechter dan heel duidelijk moeten zijn.

Voorkomen van juridische problemen door e-mails op te laten slaan

Omdat de partijen weten dat de mail ook direct elders is opgeslagen en het document dus vastligt, is de verwachting dat juridische problemen sowieso meer uitblijven. De ontvanger ziet namelijk ook dat het document met daarin de belangrijke informatie naar Copy Confirm is gegaan en er dus niet meer aan te tornen valt.

Aanmelden bij Copy Confirm

Het kost bovendien niet veel om gebruik te maken van deze service. Het bedrijf biedt privé-personen en ZZP-ers eerst 50 keer de mogelijkheid om mails gratis op te laten slaan en daarna nog eens 10 per maand. Bedrijven kunnen al vanaf 100 euro per maand gebruik maken van de mogelijkheid.

Privé-gebruik maken van Copy Confirm

Privé-personen kunnen de dienst van Copy Confirm gebruiken voor:

• Bestellingen
• Reserveringen
• Opzeggingen
• Andere belangrijke documentatie

ZZP-ers en Copy Confirm:

ZZP-ers kunnen de dienst gebruiken voor onder andere:

1. Orderbevestigingen
2. Facturen

Meer informatie over Copy-Confirm

Meer informatie over Copy-Confirm is te vinden op: Copy Confirm