Het functioneren van een vereniging

Een vereniging is een organisatie waarin wordt samengewerkt om een bepaald doel te bereiken. Dat doel staat omschreven in de statuten. Vaak zijn verenigingen lastige organisaties. Dit komt omdat een bestuur soms besluiten neemt die niet altijd draagvlak hebben bij (een deel van) de leden en bij verenigingen met een afdelingsstructuur zijn het vaak de afdelingen die zich zeer autonoom opstellen en menen dat bij veel bestuursbesluiten de autonomie van de afdelingen wordt aangetast. De afdelingen gedragen zich als zelfstandige verenigingen en menen dat het (hoofd)bestuur naar hun pijpen moet dansen. De kennis van het functioneren van een vereniging ontbreekt bij veel leden en dat is een bron van conflicten.

Scheiding van machten

Hoewel de wet de scheiding van machten binnen de vereniging niet expliciet regelt, kan een dergelijke scheiding toch wel worden gezien als een grondbeginsel van het functioneren van een vereniging. De wet kent namelijk een scheiding tussen de bestuurlijke macht en wetgevende macht. Tot de bestuurlijke macht behoort het bestuur en eveneens de afdelingsbesturen binnen verenigingen met een afdelingsstructuur. Natuurlijk moeten dan aan de afdelingen wel eigen bestuurlijke bevoegdheden zijn toegekend die zelfstandig worden uitgeoefend en waarvan verantwoording wordt afgelegd aan de algemene vergadering van de afdeling. Veelal is dit wel het geval. Deze machtenscheiding wordt door gezaghebbende auteurs als prof. mr. Lubbers en mr. F.C. Kollen gezien als voortvloeiend uit de wet.

De Algemene Vergadering

De term algemene vergadering heeft een dubbele betekenis, het is zowel het orgaan dat besluiten neemt als de bijeenkomst van dit orgaan. Het zwaartepunt van de macht van een vereniging ligt bij de algemene vergadering en daarom werd vroeger wel gezegd dat de algemene vergadering de hoogste macht toekomt. Dit is omdat dit orgaan de statuten vaststelt waarin de bevoegdheden van andere organen, zoals het bestuur en de eventuele rechtsprekende colleges, vaststelt. De enige beperking is de wet waarin op onderdelen al een dwingende keuze is gemaakt. Zo is onder meer wettelijke vastgelegd dat het bestuur belast is met het besturen van de vereniging behoudens de beperkingen van de statuten. Men mag echter uit deze hoogste-macht-gedachte echter vooral niet meer afleiden, zeker niet dat de algemene vergadering bijvoorbeeld ooit op de stoel van het bestuur mag gaan zitten. Het bestuur kan op zelfstandige wijze vorm en inhoud geven aan de toegekende bevoegdheden waarbij de algemene vergadering niet de bevoegdheid heeft om instructies te geven hoe het bestuur moet handelen. Het bestuur is hier volkomen vrij in en dat kan, als dat in de ogen van de algemene vergadering niet welgevallig is, nooit leiden tot een correctie, maar het kan in het uiterste geval wel leiden tot ontslag van de bestuursleden door de algemene vergadering. Ontslag van bestuursleden is immers een bevoegdheid van de algemene ledenvergadering. De vraag bij een evenwichtige en harmonieuze samenwerking is dan ook hoe het bestuur de nodige beleidsruimte te geven en hoe de algemene vergadering haar controlerende taak op een goede manier te laten uitoefenen. De algemene vergadering is een orgaan wat per definitie op afstand functioneert, zeker in een professionele organisatie. De dagelijkse leiding berust bij het bestuur die tot taak heeft de vereniging te besturen. Dit besturen is, zoals we al eerder zagen, een wettelijke bevoegdheid. Deze bevoegdheid moet door de algemene vergadering worden gerespecteerd en men kan het bestuur deze bevoegdheid niet ontnemen.

Het bestuur

Het begrip besturen is niet gedefinieerd en daarom komt het bestuur een grote mate van beleidsvrijheid toe om waar het bestuur dit noodzakelijk of gewenst acht, naar bevind van zaken te handelen. De wettelijke bevoegdheid om te besturen verhindert dat de algemene vergadering het bestuur opdracht kan geven de vereniging op een bepaalde wijze te besturen. Alleen ontslag is dan nog een instrument van de algemene vergadering. Volgens de wet is er maar een orgaan in de vereniging dat de in de wet toegekende bevoegdheden kan uitoefenen en daarom is er slechts een orgaan dat het bestuur kan zijn van een vereniging. Ook daar waar een dagelijks bestuur is, functioneert dat onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De wet kent dan ook geen regeling voor een dagelijks bestuur. Er kan heel veel geregeld zijn in statuten en reglementen, er zullen zich steeds zaken kunnen voordoen dat in bepaalde situaties niet is voorzien en er toch handelend moet worden opgetreden. In deze gevallen is veelal een statutaire regeling opgenomen. Veelal komt de bepaling voor dat het bestuur bevoegd wordt verklaard te beslissen in die gevallen waarin statuten en reglementen niet voorzien. De opdracht aan het bestuur om de vereniging te besturen houdt onder meer in dat het bestuur bevoegd is beleid te ontwikkelen en uit te voeren. De wet geeft daarvoor geen omschreven beleidsruimte en daarmee heeft het bestuur een grote mate van beleidsruimte die alleen maar wordt beperkt door dwingendrechtelijke bepalingen, statuten en reglementen. Er moet wel bedacht worden dat het ene bestuur anders moet besturen dan het andere bestuur. Het bestuur van een fanfare of van een postduivenvereniging, dient over andere kwaliteiten te beschikken dan het bestuur van een landelijke vereniging zoals bijvoorbeeld de EHBO, ANWB of KNVB met een professioneel werkapparaat.

Bij kleinere verenigingen en ook afdelingen van een landelijke organisatie dienen de bestuurders heel vaak zelf de uitvoerende taken ter hand te nemen. Zo hier en daar kan men wat delegeren, maar in de regel voert men zelf de uitvoerende taken uit zoals het verzorgen van de post, het schrijven van het jaarverslag, het organiseren van activiteiten, enzovoort. Bij een professionele landelijke organisatie worden geheel andere kwaliteiten verwacht van een bestuurslid. De bestuursleden zullen vooral een beoordeling moeten kunnen geven van de kwaliteit van de organisatie door middel van een beoordeling van het beleid en dus van de besluiten van de directie. In deze zin is er sprake van een kritische distantie en besturen impliceert in dergelijke organisaties beperkingen. Maar er is wel sprake van actief toezicht waarbij tevens sprake is van gevraagd en ongevraagd adviseren van de directeur. Natuurlijk zijn er daarnaast de statutaire bevoegdheden die opgedragen zijn aan het bestuur. Het is van belang om bij het werven van bestuursleden zeer nadrukkelijk rekening te houden met de aard van het bestuur. Dit zal potentiële conflicten binnen het bestuur en tussen bestuur en directie voorkomen en bovenal ook teleurstelling in de verwachtingen van nieuwe bestuursleden. Zo ligt het niet voor de hand dat de secretaris een jaarverslag gaat schrijven, maar dat natuurlijk overlaat aan de directeur. In beginsel zal het bestuur zich richten naar het door de algemene vergadering gewenste beleid, maar dit is geen verplichting. Vanwege zijn eigen verantwoordelijkheid is het bestuur hier strikt genomen niet toe verplicht.

Algemeen wordt aangenomen dat op grond van het Forumbank-arrest het bestuur en algemene vergadering als organen niet tot elkaar in een hiërarchische verhouding staan en de algemene vergadering daarom ten opzichte van het bestuur geen instructiebevoegdheid heeft. De algemene vergadering heeft dus alleen de mogelijkheid om de bestuursmacht van het bestuur te beperken via een statutaire regeling. Aan een instructie van de algemene vergadering is het bestuur niet gebonden, wel aan de statuten. Bij verenigingen met een professioneel apparaat kan het bestuur overigens ook worden gevormd door de directie van de vereniging, ook in het geval dat de directie uit een persoon bestaat. De directeur is dan verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering, maar meestal ook aan een raad van commissarissen.