Stemmen per volmacht in een vereniging

Uitgangspunt van de wetgever is dat als leden door verhindering niet op een vergadering aanwezig kunnen zijn, een volmacht aan een ander kan worden gegeven. Met deze volmacht kan een ander stemgerechtigd lid namens hem of haar stemmen. Aan die vertegenwoordiging door een ander lid worden door de wet wel eisen gesteld. Ook kan de aard van de volmacht verschillen. De wetgever erkent tevens dat de vereniging ook kan bepalen dat het stemmen bij volmacht in de vereniging niet is toegestaan.

De wetgever en de volmacht

Artikel 38 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) kent met betrekking tot de volmacht in de leden 4 en 5 de bepalingen die van belang zijn voor de volmacht:

4. Tenzij de statuten anders bepalen, kan iemand die krachtens lid 1 of 3 stemgerechtigd is, aan een andere stemgerechtigde een schriftelijke volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem.
5. Aan de eis van schriftelijkheid van de volmacht wordt voldaan indien de volmacht elektronisch is vastgelegd.

Lid 1 van artikel 38 BW maakt een uitzondering voor geschorste leden die geen stemrecht hebben en daarom ook geen volmacht van een ander wel stemgerechtigd lid kunnen aannemen. In lid 3 is de mogelijkheid opgenomen dat personen die deel uitmaken van andere organen van de vereniging en die geen lid zijn, in de algemene vergadering van de vereniging toch stemrecht kunnen krijgen. Dergelijke personen kunnen ook andere stemgerechtigden machtigen.

"Tenzij de statuten anders bepalen"

De wetgever heeft de vereniging de mogelijkheid geboden om via vastlegging in de statuten te bepalen dat stemmen via volmacht wordt uitgesloten of wordt beperkt. Voor deze uitsluiting van het stemmen via een volmacht zijn ook wel overwegingen aan te voeren. Het uitwisselen van argumenten, overtuigen en laten overtuigen, zijn zinloze bezigheden geworden voor de volmachtgever die zijn stem reeds heeft vastgelegd. Daarnaast kan via het ronselen van volmachten, zeker als er al enige spanningen binnen een vereniging zijn, het ronselen van vele volmachten een basis zijn voor een conflict. Het ronselen kan overigens worden tegengegaan door in de statuten een beperking van het stemmen per volmacht aan te brengen. Zo kan men bijvoorbeeld bepalen dat een stemgerechtigd lid maar namens één of twee andere leden kan deelnemen aan de stemming. Veel verenigingen kampen met een gering opkomstpercentage en dat is vaak een argument om het stemmen met volmacht wel toe te staan.

Aard van de volmacht

De aard van de volmacht kan verschillen en om te weten waarvoor de machtiging nu precies van toepassing is dient dat in de volmacht omschreven te zijn. De volmacht kan één bepaald agendapunt bevatten, bijvoorbeeld de verkiezing van bestuursleden, of zich uitstrekken over alle agendapunten. In het laatste geval spreken we over een algemene of blanco volmacht waarbij de gevolmachtigde tijdens de vergadering naar bevind van zaken, ook namens de volmachtgever, zijn stem kan uitbrengen. Ook als er zaken aan de orde komen waarin de agenda niet voorzag kan dan namens de volmachtgever worden gestemd. De aard van de volmacht moet daarover duidelijkheid geven. Een volmacht voor één of meer agendapunten, een volmacht voor alle agendapunten dan wel een volmacht voor alle zaken die aan de orde komen.

Volmachten en presentielijst

Het is verstandig om te regelen dat de volmachten aan de voorzitter of secretaris voor aanvang van de vergadering worden overhandigd. Evenzo is het een goede zaak dat er een presentielijst getekend wordt en bij het tekenen van de presentielijst kan de volmacht worden overhandigd. De presentielijst dient tevens naast de naam van de leden, ook het e-mailadres te vermelden. Naast de schriftelijk machtigingen met handtekening zijn namelijk ook elektronische machtigingen toegelaten. Controle op de elektronisch machtigingen kan via het e-mailadres van de volmachtgever en dat moet dan natuurlijk wel bekend zijn bij de vereniging. Daarnaast dient gecontroleerd te worden waarvoor precies volmacht is gegeven.

Een gevolmachtigde tekent de presentielijst ook voor de volmachtgever. Op deze wijze is ook eenvoudig vast te stellen of er een eventueel door de statuten vereist quorum aanwezig is.