Hard controls en de samenhang met soft controls

Over soft controls wordt steeds meer gesproken bij beheersing van organisaties. De tegenhanger hard controls verdwijnt naar de achtergrond. Maar wat zijn hard controls precies? En welke samenhang is belangrijk tussen soft en hard controls? Een artikel over de verschillende beheersingsvormen binnen organisaties.

Wat zijn hard controls?

Maatregelen die direct leiden tot zichtbaar ander gedrag of handelingen worden getypeerd als ‘hard’, inherent aan die maatregelen is dat ze goed waarneembaar zijn en dus te toetsen (De Heus en Stremmelaar, 2000). Andere benamingen voor hard controls zijn ook wel output controls, boundary systems en result/action control. Hard controls zijn de meer formele maatregelen, zoals een expliciete gedragscode die vastligt in een document (Vink en Kaptein, 2008). De harde maatregelen raken met name dus ook ‘hardere’ aspecten van de organisatie, zoals planning en control, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. (De Heus en Stremmelaar, 2000). Hard controls beogen onder meer gewenst gedrag af te dwingen (Kaptein en Wallage, 2010) door bijvoorbeeld procedures, functiescheidingen en administratieve systemen.

Het is niet zo dat hoe meer hard controls er zijn, hoe beter de organisatie haar doelstellingen kan behalen (Kaptein en Wallage, 2010). Empirisch onderzoek heeft aangetoond dat de effectiviteit van regels culvineair is en vanaf een bepaald punt juist meer regels leiden tot fouten (Katz-Navon et. al., 2005). Een overvloed aan hard controls kan het bevattingsvermogen van managers en medewerkers te boven gaan en kan leiden tot onwerkbare situaties en kan daarmee het verantwoordelijkheidsbesef van managers en medewerkers ondermijnen (Kaptein en Wallage, 2010).

Samenhang van hard en soft controls

Uit een statistische analyse blijkt ook dat de correlatie tussen de verschillende vormen van hard control significant is, want de correlaties variëren tussen de 0,42 en 0,65 bij p < 0,05 (Vink en Kaptein, 2008). Door deze correlatie is te concluderen dat falende hard controls zich geregeld gelijktijdig kunnen voordoen (Vink en Kaptein, 2008). Hard controls hebben ook een beperkte reikwijdte, ze kunnen niet elke vorm van ongewenst gedrag verhinderen, bijvoorbeeld door samenspanning kunnen regels ontlopen worden (Kaptein en Wallage, 2010). Hard controls staan niet op zichzelf, maar de werking hangt mede af van het draagvlak onder het management en de medewerkers. Het management en de medewerkers zullen moeten zorgdragen dat de naleving van de hard controls zichtbaar wordt in de praktijk. De managers en medewerkers zullen de maatregelen moeten begrijpen en bereid moeten zijn om de maatregelen te kunnen toepassen in de praktijk (Kaptein en Wallage, 2010).

Hard en soft controls in de praktijk

In de praktijk gaat het voornamelijk om het vinden van de juiste balans tussen hard en soft controls, want beide kunnen niet los gezien worden van elkaar (De Heus en Stremmelaar, 2000). Soft controls ondersteunen de werking van hard controls en kunnen ook aanwezig zijn als er geen hard controls zijn. Dan kunnen soft controls toch nog het gedrag van managers en/of medewerkers in de gewenste richting sturen (Kaptein en Wallage, 2010). Wel moet men in het achterhoofd houden dat hard controls zich niet beperken tot wat op papier staat en soft control niet per definitie ontastbaar zijn (Vink en Kaptein, 2008).

Empirisch is er ook een correlatie te vinden tussen een aantal soorten hard en soft controls. De soft controls voorbeeldgedrag en handhaving zijn gecorreleerd aan de hard controls ‘controletechnische functiescheiding’, door correlaties van 0,40 en 0,39 bij p < 0,05. Een goede werking van de functiescheiding hangt dus samen met voldoende voorbeeldgedrag en handhaving (Vink en Kaptein, 2008).

Lees verder

• Soft controls; een hype of iets om rekening mee te houden?
• Levers of control door Simons